BEBERAPA HAL YANG HARUS DIKERJAKAN OLEH KEPALA MADRASAH DAN OERATOR DALAM VERVAL SIMPATIKA

Berapa hal yang harus dikerjakan oleh Operator Madrasah dan kepala Madrasah saat verval Simpatika merupakan rangkaian artikel tentang hal-hal apa saja yang harus diselesaikan oleh PTK, Operator, dan Kepala Madrasah saat verval data kependidikan di layanan Simpatika.

Pengelolaan data kependidikan di madrasah sejatinya menjadi tanggung jawab masing-masing PTK dan Kepala Madrasah. PTK bertanggung jawab melakukan updating data terkait dengan data pribadi masing-masing. Sedangkan Kepala Madrasah melakukan verifikasi dan validasi data terkait PTK, kesiswaan, dan kurikulum, di madrasah yang dipimpinnya.

Untuk itu, setiap Kepala Madrasah memiliki dua akses di Simpatika. Yang pertama akses akun PTK pribadi layaknya guru-guru yang lain. Yang kedua akses untuk mengelola akun Madrasah.

Untuk membantu pekerjaannya, Kepala Madrasah dapat mengangkat salah satu guru menjadi Operator Madrasah yang memiliki kewenangan mengelola data kelembagaan. Sehingga operator madrasahpun memiliki dua akses yaitu sebagai akun PTK dan akun Madrasah.

Berikut beberapa hal  yang harus dikerjakan oleh Kepala Madrasah (dan Operator Madrasah) pada masa verval Simpatika :

1.    Mengecek Keaktifan Setiap PTK

Kepala Madrasah atau Operator Madrasah, melalui akun PTK Kepala Madrasah, dapat mengecek keaktifan diri setiap PTK yang ada di lembaganya. Jangan sampai ada salah satu guru dan tenaga kependidikan yang masih belum aktif dan mencetak Kartu Simpatika.

Pengecekan dapat dilakukan di akun PTK Kepala Madrasah (bukan akun PTK Operator Madrasah) dengan mengklik menu Keaktifan >> Data Guru dan Data Staf. Di bagian ini akan ditampilkan siapa PTK yang sudah aktif dan siapa PTK yang belum melakukan keaktifan diri.

Operator dan Kamad harus memotivasi PTK di lembaganya untuk segera melakukan keaktifan diri dan mencetak Kartu PTK.

2.    Mengelola Siswa

Mengelola siswa merupakan salah satu pekerjaan dasar yang wajib dilakukan di setiap awal tahun pelajaran. Tahapan ini menjadi sangat penting karena jumlah siswa yang dimasukkan akan menjadi dasar dalam penghitungan rasio guru : siswa. Rasio menjadi salah satu penentu layak tidaknya seorang guru mendapatkan tunjangan.
Mengelola siswa terdiri atas empat tahapan, yaitu:

1)      Mengunduh data siswa tahun pelajaran sebelumnya.

2)    Mengedit data siswa hasil unduhan terkait dengan siswa naik kelas, siswa lulus, dan mutasi   siswa. Pun menambahkan data siswa baru di tahun pelajaran berjalan.

3)      Upload data siswa

4)      Memasukkan siswa ke dalam rombongan belajar masing-masing

Pengelolaan siswa di Simpatika dapat dilakukan baik oleh Operator Madrasah maupun oleh Kepala Madrasah di akun Madrasah.

Pengelolaan ini hanya dilaksanakan satu tahun sekali yakni pada awal tahun pelajaran. Kecuali jika terjadi mutasi siswa atau siswa putus sekolah. Pada dua kondisi terakhir ini pengerjaannya cukup pada siswa yang bersangkutan saja tanpa harus melibatkan siswa-siswa lainnya.

3.    Persetujuan Guru Non Induk (S20)

Untuk memenuhi kekurangan jam, guru dapat mengajukan mengajar di lebih dari satu madrasah. Madrasah yang selain madrasah utama (satminkal) disebut sebagai sekolah non induk.

Operator dan Kepala Madrasah dapat melakukan persetujuan pengajuan Madrasah Non Induk bagi guru yang mengajukan. Untuk melakukan persetujuan, Operator Madrasah atau Kamad, login dengan Akun Madrasah kemudian memilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.

4.    Melakukan Non Aktif Guru (SM04) 

Guru yang telah tidak aktif di lembaga tersebut harus dinonaktifkan (kecuali melakukan mutasi). Nonaktif ini bisa dikarena meninggal dunia, memasuki usia pensiun, atau sebab-sebab lainnya.

Untuk melakukan non aktif guru atau mencetak SM04, Kepala Madrasah atau Operator madrasah masuk ke layanan Simpatika pada layanan Akun Madrasah. Kemudian pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.

5.    Mengangkat Pejabat Sekolah (S30)

Pejabat sekolah di sini meliputi Wakil Kepala, Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, Pembina Asrama, Pembimbing Khusus Inklusi, Kordinator Bidang Pendidikan, dan Pembina Pramuka. Masing-masing pejabat sekolah tersebut akan memiliki jam tambahan yang diakui ekuivalen sebagai jam mengajar sesuai ketentuan.

Untuk mengangkat pejabat sekolah, Operator atau Kepala Madrasah masuk dengan akses Akun Madrasah. Pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah. Dalam mengangkat pejabat sekolah harus mendapat persetujuan Admin Kab/Kota.

6.    Mengangkat Wali Kelas

Setiap wali kelas berhak atas 2 jam ekuivalen. Karena itu setiap rombongan belajar harus memiliki wali kelas.

Pengangkatan wali kelas dilakukan oleh Kepala Madrasah atau operator melalui Akun Madrasah. Pilih menu Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali.

7.    Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan bagi Guru

Edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan bagi guru ini berlaku untuk Guru Piket, Pembina Ekstrakurikuler, Pembina Inklusi, Tutor Piket. Masing-masing akan mendapatkan 2 - 1 jam ekuivalen.

Untuk melakukan edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dan pembimbingan, Kepala Madrasah atau Operator masuk melalui Akun Madrasah. Selanjutnya pilih menu Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dan Pembimbingan bagi Guru.

8.    Edit JTM Guru BK/TIK

Agar jam tatap muka guru BK/TIK dapat otomatis dihitung oleh sistem (berdasarkan jumlah siswa) dan diakui sebagai JTM, Kepala Madrasah atau Operator harus melakukan edit JTM guru BK/TIK.

Edit JTM Guru BK/TIK ini dlakukan melalui Akun Madrasah. Pilih menu Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.

9.    Isi Jadwal Kelas Mingguan (Jadwal Mengajar Guru)

Pengisian jadwal mengajar mingguan (Jadwal Kelas) untuk seluruh rombel di madrasah tersebut menjadi tugas Kepala Madrasah atau Operator Madrasah. Jadwal yang diisikan nantinya akan menjadi JTM bagi masing-masing guru dan dihitung sebagai salah satu penentu kelayakan menerima tunjangan.

Pengisian Jadwal Kelas Mingguan dilakukan melalui Akun Madrasah Sekolah > Jadwal > Lihat Jadwal Mingguan.

Sedangkan untuk mengecek JTM yang dibebankan pada setiap guru (hasil dari entri jadwal mengajar) dapat dilihat di akun setiap PTK pada menu Analisa Tunjangan dan menu Cetak Portofolio. Atau pada akun PTK Kepala Madrasah di menu Keaktifan >> Data Guru. Di menu terakhir ini akan ditampilkan Beban (JTM), Total JTM, Rombel yang diampu, Siswa yang diampu, Rasio, dan status keaktifan dari setiap guru.

Selama dan setelah tahapan ini setiap PTK dan Kepala Madrasah harus proaktif untuk mengecek JTM masing-masing. Sehingga tidak akan ada guru yang kekurangan JTM ataupun terkendala rasio yang menyebabkan tunjangan tidak layak diberikan.

10.    Update Biodata (S12)

Jika diperlukan (ada perubahan data), Operator maupun Kepala Madrasah pun harus melakukan update biodata pribadi layaknya PTK yang lain. Update ini bisa meliputi biodata pribadi dan keluarga, riwayat pendidikan, riwayat pegawai, fungsi dan jabatan. Perubahan biodata ini wajib mendapatkan persetujuan dari Admin Kab/Kota.

11.    Mengajukan Keaktifan Kolektif (S25)

Setelah semua tahapan di atas Kepala Madrasah melakukan Ajuan Keaktifan Kolektif atau cetak S25a. Cetak S25a ini dilakukan melalui Akun PTK Kamad pada menu Keaktifan >> Ajukan Verval.

Sebelum mencetak S25a pastikan semua tahapan di atas sudah dilakukan, karena beberapa updating data tidak bisa dilakukan setelah S25 dicetak. Jangan lupa juga untuk mengarsipkan S25a, karena menu cetak S25 akan hilang setelah mendapat persetujuan dari Admin Kab/Kota.

Setelah dicetak S25 diajukan ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan (S25b) agar tahapan verval Simpatika dapat berlanjut ke proses pengajuan SKMT dan SKBK.

12.    Cetak Kartu PTK Kepala Madrasah

Kepala Madrasah baru bisa mencetak kartu sekaligus berstatus aktif pada semester berjalan setelah ajuan S25 mendapatkan persetuan Admin Kab/Kota (mendapat S25b).

Untuk mencetak Kartu PTK Kepala Madrasah, Kamad masuk melalui Akun PTK Kepala Madrasah kemudian memilih menu Keaktifan >> Cetak Kartu (menu ini hanya muncul setelah S25a disetujui).

13.    Mengajukan SKMT (S29a)

Sebagaimana guru lainnya, Kepala Madrasah pun harus mengajukan S29a (SKMT). Sehingga namanya akan muncul di menu Pengesahan dan penilaian SKMT bersama guru-guru lainnya.

Untuk mengajukan SKMT (Cetak S29a) langkahnya adalah masuk ke Simpatika dengan Akun PTK Kepala Madrasah. Klik menu SKBK & SKMT >> Pengajuan SKBK >> Cetak Surat. 

Menu Cetak Surat SKMT hanya muncul setelah S25a disetujui. Setelah mencetaknya jangan lupa untuk mengarsipkan S29a tersebut.

14.    Pengesahan dan Penilaian SKMT (Lampiran S29a)

Setelah semua guru mencetak S29a (serta S29b dan S29c bagi guru non induk) tugas Kepala Madrasah berikutnya adalah melakukan penilaian dan pengesahan SKMT atau Cetak Lampiran S29 untuk semua guru di lembaga tersebut (baik yang satminkal maupun non induk), termasuk bagi Kepala Madrasah sendiri.

Cara mencetak lampiran S29 adalah dengan masuk ke Akun PTK Kepala Madrasah lalu pilih menu SKBK & SKMT >> Pengesahan SKMT >> Pilih guru yang dinilai.

15.    Cetak Surat Pengantar SKBK (S29d)

Seperti guru lainnya, Kepala Madrasah pun harus mencetak S29d (Surat Pengantar SKBK). S29d bersama dengan S29a dan lampiran S29, diajukan ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan SKBK (S29e).

Untuk mencetak s29d caranya adalah dengan masuk ke Akun PTK Kepala Madrasah lalu pilih menu SKBK & SKMT >> Pengajuan SKBK >> Cetak Surat Pengantar. Menu ini baru akan muncul setelah Kepala Madrasah mencetak Lampiran S29.

   Itulah beberapa hal yang harus dilaksanakan oleh Kepala Madrasah dan Operator selama pelaksanaan verval Simpatika. Semoga rangkuman hal-hal yang harus dikerjakan ini dapat menjadi pedoman yang memudahkan setiap operator dan Kepala Madrasah sehingga pelaksanaan Verval Simpatika Tahun Pelajaran 2017/ 2018 dapat berjalan dengan sukses. Aamiin